Privates Archiv mit ecoDMS

Vor einiger Zeit haben wir uns entschieden, unser Papierarchiv in ein digitales Archiv zu verwandeln. Ein digitales Archivsystem bietet gegenüber Akten viele zusätzliche Funktionen, die das Arbeiten mit dem Archiv erheblich erleichtern. Volltext-Suche und die Klassifikation der Post machen das später Finden bestimmter Briefe erheblich leichter.

Auf der Suche nach einem passenden System haben wir viele Lösungen betrachtet und das eine oder andere ausprobiert.

Genaue Informationen zur ersten Suche und Installation findet ihr in diesem Bericht:

Privates Archiv mit ecoDMS Version 14.08

Die ecoDMS Version 14.08 haben wir nun schon eine ganze Weile im Einsatz und haben unser Archiv sukzessive weiter ausgebaut. Erst haben wir uns einen neuen Scanner gekauft, dann haben wir uns intensiver mit der Sicherung unserer Daten auseinandergesetzt. Durch den Einsatz der Vollversion von ecoDMS 14.08, haben wir uns auch intensiv mit der Formularerkennung auseinandergesetzt und diese so gut es geht zum Einsatz gebracht. Durch die Formularerkennung konnten wir einen Teil der bisher manuellen Arbeit automatisieren und konnten uns so eine Menge Zeit bei der Bearbeitung unserer Post sparen.

Zu unseren Glück ist die Entwicklung bei der Firma Applord nicht stehengeblieben und nach einiger Zeit ist endlich eine neue Version von ecoDMS auf den Markt gekommen. Mit der Version ecoDMS 16.09 hat es viele Änderungen an dem System  gegeben. Die Oberfläche wurde komplett überarbeitet und die Klassifikationsanwendung wurde mit der normalen Clientanwendung verschmolzen. Eine aus unserer Sicht wichtige Änderung ist die verbesserte Formularerkennung, von der wir uns noch mehr Automatisierung erhoffen.

Details zur Umstellung auf ecoDMS Version 16.09 findet ihr unter folgendem Beitrag:

Migration auf ecoDMS 16.09

 

12 Antworten auf „Privates Archiv mit ecoDMS“

  1. Hallo

    Danke für den guten Bericht. Ich verzweifel gerade an der Einrichtung von EcoDms auf meinem WHS.
    Der Punkt mit der FW Freigabe ist wahrscheinlich der Fehler, warum ich mit dem Client nicht zugreifen kann.

    Das wäre schön wenn das mit der FW Freigabe etwas besser beschrieben worden wäre…..

    Gruss

    1. In der Windows-Firewall auf dem WHS muss für den Clientzugriff der Port 17001 TCP freigegeben werden, gegebenenfalls auch noch der Port 17002.

      Vollversion zusätzlich:
      Für den Zugriff über APPS muss noch der Port 1883 TCP in der Windows-Firewall und in der Router-Firewall freigegeben werden.
      Für den Zugriff per Webclient muss der im Setup gewählte Port in der Windows-Firewall des WHS und in der Router-Firewall freigegeben werden.

  2. Leider schaffe ich es nicht, den ecoDMS-Server zu installieren, denn wenn ich am Ende der Insatllation die PostgreSQL-Verbindungsdaten mit „Weiter“ bestätigen soll, erhalte ich die Fehlermeldung: „Konnte nicht zur Datenbank verbinden. Überprüfen Sie die Verbindungseinstellungen!“
    Das passiert unabhänig, ob ich das ganze Paktet oder den Server einzeln installiere.
    Die vorgegebenen Verbindungsdaten Host: localhost, DB-Name: ecodms und Port: 5432 habe ich unverändert belassen.
    Es bleibt mir dann nichts anders übrig als die Installation abzubrechen.
    Im Handbuch finde ich auch keine Hilfe zu diesem Problem.

    1. Um welche Version von ecoDMS handelt es sich? Ich habe zur Zeit die neuste Version im Einsatz und verwende als Server einen Windows Server 2012 R2 Essential. Bei mir kam die Verbindung direkt nach der Installation automatisch zustande ohne das es zu Problemen kam.

          1. Ich habe Windows 7 Prof.
            Da ich Kaspersky verwende habe ich den Windows Firewall blockiert und im Kaspersy habe ich meiner Meinung nach alles für ecoDMS und PostgreSQL freigegeben.
            Nach einer Deinstallation/Neustart habe ich ecoDMS mit angehaltenem Kaspersky.Schutz erneut installiert.
            Leider ohne Erfolg.
            Beim ecoDMS Server kann ich am Schluss der Installation keine Verbindung zu PosgtreSQL herstellen.
            Ich glaube ich sehe mich nach einer anderen Archivierungssoftware, die auch für den Otto Normalverbraucher geeignet ist, um!
            Besten Dank für Ihrre Versuche mir zu helfen.

          2. Leider habe ich mit der Installation unter Windows 7 wenig Erfahrungen. Aber es soll möglich sein Postgre von Hand zu installieren und erst danach ecoDMS. Das soll auf Systemen mit Problemen wohl oft die Lösung sein. Auf der Herstellerseite gibt es eine kurze Anleitung zu dieser Problemlösung.

    1. Es gibt verschiedene Wege die Datenbank zu verschieben. Backup … Deinstallation … Neuinstallation … Backup einspielen wäre ein möglicher Weg. In der Server Dokumentation ist bei der neusten Version aber auch genau beschrieben wie ein Umzug vorgenommen werden kann.

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