Features der Vollversion

Vor einer Weile haben wir uns entschieden uns doch die Vollversion von ecoDMS zuzulegen. Wir waren mit den Funktionen der Communityversion sehr zufrieden, aber der Webzugriff und der Zugriff von mobilen Endgeräten, haben dann doch den Ausschlag für die Vollversion gegeben.

 

Mobile Setup

Um über das Internet auf das ecoDMS Archiv zugreifen zu können, muss der Webzugriff über das Programm „ecoDMS – Mobile – Setup eingerichtet werden. In diesem Programm lässt sich der Web Zugriff, der API Zugriff und der Zugriff über mobile Endgeräte einrichten.

Für den Zugriff aus dem Internet benötigt man einen DynDNS Anbieter und eine Portfreigabe für den ecoDMS Webzugriff-Port. Der Port kann im Setup gewählt werden. Bei Bedarf kann auch ein SSL Zertifikat hinterlegt werden.

Webclient

Der Webclient ähnelt der Desktopversion des ecoDMS Clients und stellt alle wesentlichen Funktionen für den Zugriff auf archivierte Dokumente zur Verfügung. Es stehen die Volltextsuche, Zugriff über Ordner und Zugriff über den Status zur Verfügung.

 

Mobile Apps

Der Zugriff über mobile Apps befindet sich derzeit noch in der Betaphase und kann zur Zeit unter Android und iOS genutzt werden. Die iOS App ist allerdings eine iPhone App und sieht auf Tablets entsprechend schlecht aus. Die Android App lässt sich sowohl auf Handys wie auch auf Tablets nutzen.

Bevor man mit einem mobilen Gerät zugreifen kann muss der Port 1883 im Router freigegeben werden. Auf dem jeweiligen Gerät richtet man einen ecoDMS Account ein und kann dann eine Verbindung zu seinem Archiv aufbauen. Nach dem ersten Verbindungsaufbau muss die IMEI Nummer des mobilen Gerätes im Programm „ecoDMS – Mobile – Setup“ freigeschaltet werden. Für jede gekaufte Lizenz kann ein Gerät verbunden werden.

 

Der Funktionsumfang ist zur Zeit noch etwas spartanisch und wird hoffentlich in Zukunft noch sehr erweitert werden. In der App selber ist nur ein Suchfunktion verfügbar, eine manueller Zugriffauf die Dokumente in den eingerichteten Ordnern ist leider nicht möglich.  Gefundene Dokumente können auf dem jeweiligen Gerät gespeichert werden.

Über die „Teilen“ Funktion kann man Dokumente vom Handy / Tablet in ecoDMS archivieren. In Verbindung mit einer Scan-App ist diese Funktion sehr gut nutzbar. Leider kommt es immer wieder zu Abstürzen, so das man sich nicht wirklich auf diese Funktion verlassen kann.

Fazit

Der Zugriff über Web und mobile Geräte ist zur Zeit noch etwas spartanisch, lässt sich aber schon gut nutzen. Für die Zukunft besteht die Hoffnung das der Funktionsumfang noch reichlich erweitert wird. Vor allem an der Stabilität des mobilen Zugriff muss noch gearbeitet werden.

 

 

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