Einrichtung des Archives

Nach der erfolgreichen Installation und der Erstellung der ersten Verbindung zum ecoDMS Archiv, kann nun die Einrichtung des Archives beginnen. Die Einrichtung des Archives wird mit dem ecoDMS Client vorgenommen. Beim ersten Start sollten unbedingt die Benutzer geändert werden, die von der ecoDMS Installation eingerichtet werden.

 

ecoDMS Client nach der Installation
ecoDMS Client nach der Installation

 

Die Oberfläche des ecoDMS Clients sieht auf den ersten Blick etwas überfrachtet aus, allerdings kann die Oberfläche gut an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Einzelne Sektionen können aus der Hauptanwendung gelöst und wenn vorhanden auf einen 2 Bildschirm ausgelagert werden.

 

Einrichtung Benutzer und Rollen

Die Benutzereinrichtung kann über folgenden Button aufgerufen werden:

ecoDMS_Button_Benutzer

Im folgenden Dialog können Benutzer und Benutzerrollen für das Archiv eingerichtet werden. Hier sollte zu Anfang der Benutzer ecoDMS umbenannt und mit einem sicheren Passwort versehen werden. Während der Installation wird ein Satz von Benutzergruppen eingerichtet, die für die meisten Anwendungsfälle ausreichend sein sollten.

 

Benutzer und Rollen in ecoDMS
Benutzer und Rollen in ecoDMS

 

Nach der Installation vorhandene Rollen:

  • ecoSIMSADMIN (Administratorrolle)
  • ecoSIMSALLDOCS (Anzeige alle Dokumente)
  • ecoSIMSCLASSIFY (Archivierung und Klassifizierung)
  • ecoSIMSCREATEFOLDER (Ordner anlegen ohne Einstellungsdialog)
  • ecoSIMSHISTORY (Zugriff auf Historie Funktion)
  • ecoICELogon (ecoICE ausführen)
  • ecoSIMSUSER (ecoDMS verwenden)
  • ecoSIMSVERSIONING (Versionsverwaltung verwenden)
  • ecoSIMSWEBCLIENT (Verwendung des Webclients – findet zur Zeit noch keine aktive Verwendung)
  • scanner (interne Berechtigung)

 

Eine Detailbeschreibung der einzelnen Rollen findet sich im Handbuch des ecoDMS Clients im Kapitel 5.7 „Rollen Erklärung“.

 

Bei der Anlage eines neuen Benutzers sind keine besonderen Voraussetzungen zu beachten. Das Passwort des Benutzers kann jede beliebige Länge haben. Nach der Einrichtung hat der Benutzer nur die Rolle ecoSIMSUSER. Soll der Benutzer weitere Berechtigungen bekommen, dann kann über den Button „Berechtigungen“ der folgenden Dialog geöffnet werden.

 

ecoDMS_Berechtigungen
ecoDMS Berechtigungen

 

Hinter jeder Berechtigung steckt eine der ecoDMS Rollen, die bei der Installation eingerichtet werden. Bei der Vergabe der Berechtigungen im Rahmen eines privaten Archives sollte man einen Admininstrator einrichten und für jeden Benutzer noch einen persönlichen Benutzeraccount. So hat nicht jeder Benutzer das Recht das Archiv zu administrieren und das Risiko wird begrenzt.

 

Einrichtung Ordnerstruktur

Die Ordnerstruktur des Archives kann in den Einstellungen angepasst werden. Die Einstellung sind über den Button

ecoDMS_Button_Einstellungen

 

erreichbar. In den Einstellung erreicht man die Ordnerstruktur über das linke Menü des Einstellungsdialoges.

Einrichtung Ordnerstruktur
Ordnerstruktur nach der Vorlage „Privat“

 

Die Ordnerstruktur sollte man für den Anfang anhand der vorhandenen Papierordner und deren Unterteilung vornehmen. Alleine durch dieses Vorgehensweise sind bei uns eine ganze Menge Ordner zusammen gekommen. Die Ordnerstruktur kann später bei Bedarf aber auch in der Klassifikationsanwendung angepasst werden (Hierfür wird die Berechtigung „neue Ordner anlegen“ benötigt).

 

Einrichtung Dokumentenarten

Die Dokumentenarten sind wie die Ordnerstruktur über den Einstellungdialog erreichbar. Wie bei den Ordnern sind nach der Installation durch die Wahl der Vorbelegung schon diverse Dokumentenarten vorhanden. Bei der Erfassung unserer Dokumente hat sich aber schnell gezeigt, das die Vorbelegung „Privat“ nur wenige für uns passende Dokumentenarten installiert hat.

Dokumentenarten
Dokumentenarten

 

Eine neue Dokumentenart ist schnell angelegt und benötigt außer einem Namen erstmal keine weiteren Angaben. Bei Bedarf kann für jede Dokumentenart eine Aufbewahrungsfrist eingerichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist verhindert die Löschung aus dem Archiv und stellt damit sicher das das Dokument für den gesamten Aufbewahrungszeitraum verfügbar ist.

 

Fazit Einrichtung

Wenn man sich bei der Einrichtung der Ordner und Dokumentenarten an seinen vorhandenen Papierordnern orientiert, ist die Einrichtung relativ einfach. Ein Pluspunkt ist das man zusätzliche Ordner und Dokumentenarten aus der Klassifikationsanwendung ecoICE heraus erfassen kann, dies erleichtert die Arbeit mit dem Archiv erheblich. Die Einrichtung von Benutzern und Rollen ist für ein privates Archiv fast schon etwas viel, geht aber dank der vorhandenen Rollen und Dialogen leicht von der Hand.

Bei der Einrichtung habe ich bei den Ordnern zur Zeit auf die Vergabe von Schlüsseln und Schlagworten verzichtet, da ich die damit verbundenen Funktionen am Anfang nicht nutzen möchte.

 

Jetzt ist das Archiv grundlegend eingerichtet und die ersten Dokumente können kommen.

 

 

<< Teil 1 – Installation     |     Teil 3 – Scannen und Klassifikation >>

 

 

Kommentar verfassen