Arbeiten mit dem Archiv

Hat man erstmal die Dokumente im Archiv, dann kann die eigentliche Arbeit mit dem Archiv beginnen 🙂

Der Funktionsumfang von ecoDMS ist groß und wir nutzen derzeit nur einen sehr kleinen Teil der möglichen Funktionen, so das ich hier erstmal nur auf einige wenige Funktionen eingehen werde.

Oberfläche

Der ecoDMS Client ist der Haupteinstiegspunkt bei ecoDMS. Mit dem Client können alle Einstellungen am Archiv vorgenommen werden und es kann auf die Dokumente zugegriffen werden. Die Oberfläche des ecoDMS Client ist am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig, da es sehr viele einzelne Oberflächenbereiche gibt. Zum Glück kann die Oberfläche gut angepasst werden, so das man sich schnell eine eigene Konfiguration zusammenstellen kann. Die Oberflächenelemente können abgedockt oder übereinander als Tabs gruppiert werden. Leider merkt sich ecoDMS abgedockte Fenster nicht und so sind diese beim nächsten Start wieder in die Hauptoberfläche integriert.

Suchen

Der ecoDMS Client bietet sehr vielfältige Suchenoptionen, was das Auffinden von Dokumenten erheblich erleichtert. An erster Stelle ist hier die Volltextsuche zu nennen, mit deren Hilfe sich alle Dokumente durchsuchen lassen. Die Volltextsuche nutzt den per OCR erstellen Volltextindex und ist selbst bei derzeit ca. 2000 Dokumenten sehr schnell. Die Suche kann aber nach Bedarf auch auf den Inhalt einzelner Klassifikationsfelder eingeschränkt werden.

 

Anzeige von Dokumenten

Die Dokumente können aus dem Archiv heraus mit der Tastenkombination STR + S direkt angezeigt werden. Nach dem Scannen wird zuerst noch das Originalformat, nach der OCR und der Erstellung wird das Dokument im PDF/a Format angezeigt.

Versionierte Dokumente lassen sich über die Versionsanzeige in der jeweiligen Version öffnen und bearbeiten. Diese Funktionalität ist besonders für Office Dokumente eine gute Sache, da sich diese so bearbeiten und später als Version sichern lassen.

Fazit

Alles in allem sind wir mit den Funktionen von ecoDMS sehr zufrieden. Auch der Umfang der Community-Version ist kein Hindernis für den Einsatz im privaten Bereich. Viele der Funktionen der Vollversion sind brauchbar, aber für den Einsatz im privaten Bereich nicht unbedingt nötig. Das einfache Scannen und Klassifizieren der Dokumente und der sehr einfache Zugriff mit Volltextsuche machen ecoDMS für uns zu einer sehr guten Alternative zum alten Papier.

Sollten wir uns doch noch Lizenzen für die Vollversion zulegen, dann werde ich an dieser Stelle eine Erweiterung um die Funktionen der Vollversion vornehmen.

 

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2 Antworten auf „Arbeiten mit dem Archiv“

  1. Hallo,

    ich habe mir vor einigen Tagen ebenfalls ecoDMS installiert und bin recht überzeugt.

    Mir ist allerdings noch nicht klar, welche Dokumente ich nach dem Scannen vernichten kann und was ich trotzdem aufbewahren sollte.
    Wie gehen Sie bspw. mit Versicherungspolicen, Verträgen und/oder Bescheiden um?

    Vielen Dank für diese ausführlichen Erfahrungsbericht.
    Chris

    1. Ich bewahre zur Zeit hauptsächlich wichtige Verträge, Versicherungspolicen und Unterlagen für die Steuern auf. Die Unterlagen versehe ich, vor dem Scannen, mit einer fortlaufenden Nummer und bewahre diese dann nach dem Scannen in einer Box / Ordner auf. Durch die Nummer kann man das Original dann schnell wiederfinden, wenn es gebraucht wird.

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